Разбираемся с новой формой СЗВ-ТД: кто обязан ее заполнять, как это сделать без ошибок, куда и как правильно сдать.
С появлением новой формы СЗВ-ТД даже у опытных специалистов возникла масса вопросов. Сейчас мы все проясним!
Кому из работодателей нужно сдавать форму СЗВ-ТД?
Каждый работодатель обязан давать сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Это должны делать все без исключения организации и ИП, причем численность сотрудников не имеет значения — сдавать форму придется, даже если работник всего один. Форму СЗВ-ТД нужно передавать в территориальное отделение ПФР (п. 1.4 Постановления ПФ РФ от 25.12.2019 №730п). Бюджетные организации также обязаны сдавать отчет по форме СЗВ-ТД для отдельных категорий сотрудников (статья 11 пункт 2.6 абзац 3 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Как сдавать отчет СЗВ-ТД в территориальный отдел ПФР? Здесь способ подачи отчета зависит от количества работников. Если сотрудников более 25, то отчет подается в электронном виде (например, через оператора электронной документации). Если сотрудников менее 25, то форму СЗВ-ТД можно подавать в бумажном виде.
Важный момент: в случае сдачи отчета в электронном виде он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». А формат электронного документа должен соответствовать приложению 3 к Постановлению Правления ПФ РФ № 730п.
У кого в организации должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись?
Так как без электронной подписи кадровики физически не могут передать отчет в ПФР в электронном виде, будет удобнее дать доступ к подписи руководителю отдела кадров или ответственному за кадровое делопроизводство сотруднику. В большинстве случаев электронная подпись закреплена за главным бухгалтером, но это не совсем управленчески верное решение, так как сам отчет формируют кадровики и могут возникать ситуации, когда бухгалтерия и кадровики перекладывают ответственность друг на друга.
Каким образом передается в ПФР отчет СЗВ-ТД в электронном виде?
Для того, чтобы правильно отправлять сведения с помощью оператора связи в электронном виде сперва необходимо направить заявление в ПФР на подключение к системе электронного документооборота ПФР (это делается через ПО, принадлежащее оператору связи). В заявлении должно быть указано:
И только после подачи такого заявления у работодателя появится возможность передавать СЗВ-ТД онлайн.
Удобно подавать электронным способом отчет через “Кабинет страхователя” портала ПФР. Чтобы это сделать нужно:
На каких работников составляется отчет СЗВ-ТД?
Бывает, что в компании не происходит никаких кадровых изменений с даты приема и по 1 января 2020г. Нужно ли в таком случае сдавать отчет?
На этот вопрос есть ответ в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ, который разъясняет когда нужно вносить сведения в отчет. Это случаи:
Значит если в январе у сотрудников не произошли какие-либо события, перечисленные выше, не нужно предоставлять в феврале отчет на лиц, зарегистрированных у работодателя, которые работали до 1 января 2020г.
Сдавать или нет нулевой отчет?
Если кадровых изменений не было, нулевой отчет подавать не требуется.
Как составить отчет, если в январе работник написал заявление о ведении трудовой в бумажном варианте?
Проблема: работника трудоустроили до 1 января 2020 года, затем он написал заявление с просьбой вести трудовую в бумажном виде. Он не переводился и не был уволен. Что вносить в отчет СЗВ-ТД?
Решение: в законе № 27-ФЗ ч. 2.4 ст. 11 указано, что работодатель должен заполнять отчет СЗВ-ТД если сотрудник подал заявление о ведении трудовой в бумажном виде.
Если сведения предоставляются впервые, то нужно одновременно представить данные по состоянию на 1 января 2020 года у текущего работодателя. Необходимо предоставить сведения только о последнем кадровом событии, произошедшем у текущего страхователя по состоянию на 1 января 2020 года (п. 1.7 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).
Например:
Тогда работодатель обязан:
не позднее 17 февраля предоставить в ПФР форму СЗВ-ТД. В строке отчета, где вносятся данные о поданном заявлении проставляется дата «20.01.2020». В таблице отчета отражаются сведения о последнем кадровом событии на 1 января 2020 года, в данном случае о переводе (постоянном) на должность “ ведущий менеджер” 14.03.2019:
В какие сроки необходимо сдавать отчет СЗВ-ТД, если сотрудники подали заявления о ведении трудовых в бумажном виде?
Предположим, что все сотрудники компании уже в январе написали заявления с просьбой вести их трудовые в бумажном варианте. Правильно ли будет подать сведения об этих сотрудниках в ПФР не в следующем месяце, а в течении 2020 г?
Не правильно, подавать сведения за таких сотрудников нужно именно в феврале.
Нужно помнить, что отчет СЗВ-ТД передается в ПФР до 15-го числа месяца, который является следующим за месяцем принятия сотрудника на работу, увольнения или постоянного перевода, подачи заявления о ведении трудовой в бумажном варианте или оформлении электронной трудовой согласно ст. 66.1 ТК РФ.
Если сотрудник работал на других местах, это включать в отчет СЗВ-ТД?
Данные о работе сотрудника в других местах в отчет вносить не требуется.
В ситуации, когда сотрудник написал заявление с просьбой ведения трудовой в бумажном виде, у него происходили переводы внутри текущей организации нужно сделать следующее:
В отчете заполняется строка, где вносятся дата подачи заявления по ведению трудовой в бумажном варианте и в таблице отчета заполняется лишь одна строка, где указываются данные последнего кадрового события на 1 января 2020 года, то есть постоянный перевод у текущего работодателя.
Если работодатель сменил название,подавать или нет СЗВ-ТД?
Этот случай разобран в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, в котором перечислены случаи, требующие отражения в отчете СЗВ-ТД. И в этих случаях не указано переименование организации.
Соответственно, в таких случаях сдавать ответ не нужно.
А также подавать отчет не нужно если работнику присваивается вторая и последующая профессия, специальность или другая квалификация, классный чин госслужащему.
Нужно ли вносить в отчет данные о сотрудниках, с которыми имеются гражданско-правовые договоры?
За них подавать отчет не требуется. В форме СЗВ-ТД отражаются только состоящие в трудовых отношениях сотрудники.
Составлять ли отчет на совместителей, сотрудников, у которых трудовая ведется в бумажном виде?
Да, данные о таких сотрудниках подавать нужно, если наступают случаи приема на работу, перевод на другую должность на постоянной основе, увольнение, если написано заявление о ведении трудовой в бумажном варианте.
Подавать ли отчет на работников-иностранцев?
Да, нужно. С 1 апреля 2019 года вступил в силу обновления в Законе № 27-ФЗ статья 6. В нем указано, что ПФР на территории РФ на каждого гражданина РФ, который обладает постоянным страховым номером, открывает индивидуальный лицевой счет, а также такой счет открывается на каждого гражданина иностранного государства и лиц без гражданства, с постоянной или временной регистрацией на территории РФ.
И именно поэтому в отчете по форме СЗВ-ТД в ст. 11 Закона 27-ФЗ указано не «застрахованные лица», а «зарегистрированные лица». Значит, на иностранцев (и сотрудников без гражданства,временно зарегистрированных на территории РФ) отчет предоставлять нужно в случаях зачисления на работу, увольнения, перевода на постоянной основе, подачи заявления.
Для корректного составления отчета на таких сотрудников, обязательно проверьте наличие у него СНИЛС и наличие регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если у сотрудника нет СНИЛС, то отчет на него сдать будет невозможно.
Если сотрудник увольняется, как подавать отчет?
С 1 января 2020 года в ст. 84.1 ТК РФ страхователь обязан подавать сведения, когда сотрудник увольняется. Что нужно сделать и как быть в случае,если ведется бумажная трудовая?
Если сотрудник увольняется, то составляется форма СТД-Р. Но лишь тем,кто отказался от трудовой книжки в бумажном варианте (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Если сотрудник пользуется электронной трудовой, то бумажную отдает та организация, в которой он подал нужное заявление. В бумажном варианте трудовой делается запись о том, что сотрудник выбрал электронный вариант.
