Отражение отпускных в расчете 6-НДФЛ

Даже у опытных специалистов  при заполнении формы 6-НДФЛ возникает масса вопросов как правильно внести суммы отпускных. Мы разберем 4 типичных ситуации и покажем, как правильно подготовить 6-НДФЛ в таких ситуациях.

Отражение отпускных в бухгалтерском учете

Для начала вспомним, что правила расчета по форме 6-НДФЛ указаны в приказе ФНС РФ №ММВ-7-11/450 от 14.10.2015.

При выплате отпускных нужно перечислять НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором были выплачены отпускные (указано в письмах ФНС РФ № БС-3-11/553 от 12.02.2016 и №БС-4-11/5106 от 24.03.2016). Если отпускные начислены, но не выплачены, в форму 6-НДФЛ их включать не нужно. Датой фактического получения отпускных является день их выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Внимание! Последнее число месяца, в котором выплачены отпускные и является датой перечисления НДФЛ.

Заполняем 6-НДФЛ в случае выплаты дохода в виде отпускных:

В разделе 1:

• в строку 020 вносим те отпускные, которые выплатили в отчетном периоде (включая НДФЛ)
• в строку 040 вносим НДФЛ, начисленный с выплаченных отпускных, которые вошли в строку 020
• в строке 070 отображаем удержанный НДФЛ отпускных, которые выплатили (строка 020)

В разделе 2:

Вносится сумма отпускных, которые выплатили в последнем квартале отчетного периода, на каждую дату в которую произошли выплаты.

• в строке 100 указывается дату выплаты отпускных
• в строке 110 также дату выплаты отпускных
• в строке 120 указывается последний день того месяца, в который выплатили отпускные
• в строке 130 указывается вся сумма отпускных (включая НДФЛ)
• в строке 140 указывается сумма НДФЛ

Если выплата отпускных попадает на последний день месяца, который является выходным, то в строке 120 нужно указать первый рабочий день месяца, следующего за этим (Письма ФНС РФ №БС-4-11/8568 от 16.05.2016, №БС-3-11/3504 от 01.08.2016 и №БС-4-11/13984 от 01.08.2016).

Пример 1 (отпускные в одном квартале начислили и выплатили)

• 20 января 2017 (отпускные 25000 рублей,в день выплаты отпускных перечислен НДФЛ в размере 3250 рублей)
• 20 марта 2017 (отпускные 30000 рублей, в день выплаты отпускных перечислен НДФЛ в размере 3900 рублей)

В этом случае:

В разделе 1

• в строке 020 указываем 55000 (25000 + 30000)
• в строке 040 указываем 7150 (3250 +3900)
• в строке 070 указываем 7150

В разделе 2

• в строке 100 проставляем 20.01.2017
• в строке 110 — 20.01.2017
• в строке 120 — 31.01.2017
• в строке 130 — 25 000
• в строке 140 — 3 250
• в строке 100 — 20.03.2017
• в строке 110 — 20.03.2017
• в строке 120 — 31.03.2017
• в строке 130 — 30 000
• в строке 140 — 3 900

Пример 2 (отпускные начислили в предыдущем квартале, выплатили в следующем)

Отпускные 30000 рублей начислены 31 марта 2017 года, выплачены 4 апреля 2017 года, НДФЛ с отпускных в размере 3900 рублей перечислен в день выплаты. В этом случае в форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года отпускные не отражаются. Они войдут в расчет 6-НДФЛ за полугодие 2017 года

В разделе 1

• в строке 020 указываем 30000
• в строке 040 — 3 900
• в строке 070 — 3 900

В разделе 2

• в строке 100 проставляем 04.04.2017
• в строке 110 — 04.04.2017
• в строке 120 — 30.04.2017
• в строке 130 — 30 000
• в строке 140 — 3 900

Пример 3 (выплата отпускных произошла в декабре в одном налоговом периоде, а НДФЛ с них перечислен в следующем налоговом периоде)

Такая ситуация отражена в письме ФНС РФ №БС-4-11/6420 от 05.04.2017.

Отпускные 30000 рублей были выплачены 30 декабря 2016 года, НДФЛ с них в размере 3900 рублей перечислили в день выплаты, начало отпуска и срок перечисления НДФЛ — 9 января 2017 года, но 31.12.2016 является выходным днем, поэтому срок переносится на первый день, который является рабочим (09.01.2017).

Заполняем 6-НДФЛ:

В разделе 1 вносим данные за 2016 год

• в строка 020 указываем 30000
• в строке 040 — 3900
• в строке 070 — 3900

В разделе 2 вносим данные за 1 квартал 2017 года

• в строке 100 проставляем 30.12.2016
• в строке 110 — 30.12.2016
• в строке 120 — 09.01.2017
• в строке 130 — 30 000
• в строке 140 — 3 900

Пример 4 (выплата компенсации при увольнении за отпуск, который сотрудник не использовал)

При увольнении сотрудника  и выплате компенсации за отпуск, который он не использовал, дата фактического получения дохода — это последний рабочий день. При формировании 6-НДФЛ эта компенсация входит в период,в который был последний день работы сотрудника (письмо ФНС РФ №БС-3-11/2094 от 11.05.2016).

24.03.2017 последний рабочий день сотрудника, была выплачена компенсацию за неиспользованный отпуск в размере 30000 рублей, НДФЛ в сумме 3900 рублей также был перечислен.

В разделе 1

• в строке 020 указываем 30000
• в строке 040 — 3900
• в строке 070 — 3900

В разделе 2

• в строке 100 проставляем 24.03.2017
• в строке 110 — 24.03.2017
• в строке 120 — 31.03.2017
• в строке 130 — 30 000
• в строке 140 — 3 900