Как бухгалтеру эффективно вести несколько фирм

Бухгалтерия

На самом деле бухгалтер может вести до 70 юридических лиц одновременно. В этой статье мы разберем все, что может облегчить работу бухгалтеру.

 

Тайм-менеджмент — наше все

Не пренебрегайте планированием. Заведите себе привычку начинать месяц, неделю и день с планирования. 

Выпишите себе все задачи по работе, которые нужно сделать. Укажите дедлайны и сроки. Так вы точно не забудете сдать отчет, перечислить налоги или начислить зарплату работникам. Кстати, планировать удобнее в электронном варианте. Для начала попробуйте Google Calendar. Но и кроме него существует масса удобных планировщиков. Со временем вы найдете свой и поймете, что следить за соблюдением сроков и размерами задач гораздо удобнее, когда эта информация храниться не в голове.

 

Обозначьте сроки для команды

Этот лайфхак подойдет тем, кто имеет несколько человек в команде. На практике оказывается, что не все подчиненные знают или помнят о сроках сдачи отчета или подготовке документа. Но на самом деле — это не так. В итоге или вы будете постоянно тратить время на напоминания сотрудникам, или они будут отвлекать вас от более важных задач. А в итоге организация может получить штраф. 

Поэтому самая удобная организация работы — это обозначить сроки всех проектов для команды. Пусть они видят, до какого числа нужно сделать квартальный отчет, а когда рассчитать зарплату. 

К тому же, можно организовать автоматическую рассылку для всей команды и систему отчетов. 

Вообще, достаточно один раз выбрать методику планирования, учета задачи и сроков, внести туда все сроки и информацию и использовать эту наработку в течение года. Особенно, если подчиненные работают с компаниями, которые находятся на разных системах налогообложения. У них разные сроки уплаты налогов и сдачи отчетов. И держать все это в уме с соблюдением сроков просто нереально. Рано или поздно кто-то все равно сделает ошибку.

Кстати, подготавливать и отсылать отчеты лучше заранее. Срок “сделать за 2 часа” — поможет наделать ошибок. Поэтому куда лучше подготовить все заранее и если возникнет ошибка, то будет время ее исправить.

 

Вникайте в бухгалтерскую программу

Настройте программу полностью под собственные запросы. Да, вначале может потребоваться время, чтобы изучить все функции. Кроме этого постарайтесь узнать о горячих клавишах. Вот увидите, со временем эти навыки сэкономят вам кучу времени.

Чтобы быть востребованным удаленным специалистом с хорошей зарплатой, нужно не просто уметь считать. Нужно понимать, что делает программа, как исправить данные или внести ручные корректировки. А еще очень важно научиться связывать бухгалтерский и налоговый учет. Да, это потребует большего количества времени и внимания, но в перспективе такой специалист выиграет.

Совет! Если вы сотрудничаете с организациями с разными системами налогообложения и разными отраслями, то это ваш шанс узнать больше и набраться опыта. Используйте этот шанс. В дальнейшей работе это станет вашим преимуществом. Или от недостатка знаний вам придется обращаться за консультацией к аудиторам.

 

Используйте справочно-правовые системы по-максимуму

Обычно, рядовые специалисты с помощью таких систем находят обновленные версии документов. Но это же не весь их функционал. С помощью них можно расширять знания, читая опыт экспертов по налоговым, бухгалтерским или правовым вопросам. Если вы потратите время на изучение подобного материала, то только выиграете.

 

Расширяйте кругозор

Обычно бухгалтера обсуждают профессиональные вопросы с коллегами. Например, с прошлой работы. Но чтобы вырасти, как специалист, нужно улучшать свой круг общения и обсуждать профессиональные вещи с теми, кто реализовался и стал более востребованным профессионалом.

К счастью, если рядом таких людей нет, то ничего страшного. Сейчас можно проходить вебинары, искать профессиональные сообщества и чаты.

 

Организации документооборота быть

Этот элемент — один из ключевых в работе бухгалтера или команды бухгалтеров. Организуете документооборот неправильно — привет потери денег, сорванные сроки сдачи отчетности и конфликты в коллективе. Это не нужно ни вам, ни компании.

На основании Приказа Минфина России от 06.10.2008 № 106н«Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» учетную политику организации формирует главный бухгалтер или иное лицо, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, утверждает — руководитель.

Поэтому главный бухгалтер должен создать документ, объединяющий все бизнес-процессы и помогающий контролировать процесс руководителю. А если создать график документооборота в каждой организации, с которой вы сотрудничаете, то работа будет проще. 

Проблемы документооборота

Если вы, как главный бухгалтер думаете, что создание документооборота — не ваша задача, то это не так. Обычно, документооборот в организации происходит стихийно: один сотрудник взял, второй не успел. А четкий график и система дадут вам прозрачность и удобство работы с бумагами.

Если вы только начинаете работу на предприятии, то имеет смысл сначала понаблюдать за тем, как там все устроено. Возможно хаотичная система требует минимальных доработок.

И после анализа организовывайте документооборот. В этом деле опирайтесь на вид отрасли, структуру предприятия и внутренним процессам в коллективе. Не забудьте дать время на адаптацию сотрудникам, ведь даже к самым удачным нововведениям нужно привыкнуть.

А чтобы никто не ошибался, можно создать файл “График документооборота”. Даже если у вас в ведении небольшое предприятие и вы думаете, что ошибок там быть не может — все равно составьте график.

Пример такого графика находится на картинке:

После составления графика документооборота ознакомьте всех сотрудников с ним и пропишите ответственность за каждый шаг в должностной инструкции.

 

Сумму налогов согласовывайте заранее

Часто, когда руководители предприятий видят сумму налогов — им становится плохо. Поэтому к итоговой сумме, которую нужно будет заплатить государству, руководство лучше готовить заранее. В идеале до 10 числа следующего месяца. 

Тогда у директора будет время свыкнуться и понять откуда возникли такие суммы.

 

Чужую работу — лучше не делать

Часто бывает, что новенький бухгалтер приходя на работу начинает корректировать прошлые периоды, когда работал другой специалист. Или начинает делать работу за других сотрудников. 

Почему лучше так не делать?

Во-первых, корректируя отчетный период вы можете не знать об ошибках, которые были совершены. А из-за этого период не закроется или отчетность может “поехать”. Поэтому все корректировки необходимо согласовывать с руководством. 

А во-вторых, самовольно выполняя чужую работу вы рискуете сделать ее бесплатно. Поэтому перед тем, как взвалить на себя чужие обязанности уточните у руководителя нужно ли ему это. Если получите положительный ответ — можно поговорить о денежном вознаграждении за выполнение задач.

 

Своевременно отчитывайтесь в контролирующие органы

На этапе подготовки отчетности может возникнуть несколько самых частых ошибок:

  1. Нет сервиса по сдаче отчетности. Поэтому, как только начинаете сотрудничать с новой компанией подключайте сервисы.
  2. Сервис есть, но не оплачен. В таком случае легче, да и дешевле оплатить годовую подписку. Ставите напоминание раз в год и забываете об этом на следующие 365 дней.
  3. Цифровые подписи директора устарели или доверенности не подписаны. Поэтому заранее поставьте себе напоминалку и проверьте все сроки до сдачи отчетов.

Удобно следить за сроками окончания доверенностей используя crm-систему. Если ее нет, то можно воспользоваться следующей таблицей:

№ пп Абонент ИНН КПП Дата окончания лицензии Дата окончания сертификата
1 21.09.2021 21.09.2021
2 30.10.2021 30.10.2021
3 07.11.2021 07.11.2021
4 15.11.2021 15.11.2021
5 02.12.2021 02.12.2021
  1. Подтверждение о сдаче отчета не получено. Чтобы избежать этой ошибки, нужно сдавать отчет заранее. Тогда будет возможность спокойно получить подтверждение и исправить ошибку.

Работать и зарабатывать бухгалтеру в нескольких компаниях вполне реально. Главное спланировать все заранее и определить сроки. Если не будете держать все в голове и делать работу в последний момент, то все получится. 

И помните о трудоустройстве в компаниях. Устроиться везде на полный день не получится. Поэтому поделите работу на несколько часов, чтобы не получилось 48 рабочих часов на бухгалтера и у вас все получится.

guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Похожие статьи:

0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x