Изменились правила по зарплатным картам: как действовать бухгалтеру

Бухгалтерия

Законодательство РФ меняется довольно часто в бухгалтерской деятельности. В данной статье мы обсудим нововведения по штрафам для бухгалтеров и другие новости.

Скоро бухгалтеров ждут штрафы за отказ в смене зарплатного банка. Сумма штрафа — 20 000 рублей. Это сделано для того, чтобы работник мог выбрать удобный банк для перечисления заработной платы, а на работе ему не препятствовали. 

 

Банки могут блокировать зарплатные карты

Такое распоряжение действительно вступило в свою законную силу. Банки могут блокировать карты на 4 дня согласно Федеральному закону № 167-ФЗ от 27 июня 2018 года. Если банковские работники посчитают, что платежи и переводы совершает не владелец, а мошенник, то карту заблокируют. В Центробанке написали специальные инструкции, как различать эти случаи. 

Если карту заблокировали, а заработная плата еще не поступила, то это легко решить. Можно попросить бухгалтеров выдать наличку вместо перевода на карту или завести зарплатную карту в другом банке.

Но вот если заработная плата уже поступила на карту, а налоги отправились в налоговую, то не возникнет ли путаницы? Признает ли налоговая служба уплату НДФЛ или заставит повторно погашать налоги?

При зачислении заработной платы на банковские карты работников существует ряд сложностей.

  1. Банк отправил заработную плату позже НДФЛ.
  2. Банк сделал возврат заработной платы из-за блокировки карты или ошибки в реквизитах.
  3. Путаница с датами и уплатой НДФЛ.

Разберем каждую из этих ситуаций подробнее.

 

Если банк задерживает перечисление налога на доходы физлиц

В чем опасность? 

В такой ситуации работники налоговой могут счесть это просрочкой платежа и насчитают пени и штрафы. Естественно это не в интересах организации.

Как избежать проблем?

Здесь нужно понимать, что если у компании достаточно средств на расчетном счете, согласно 45 статье НК РФ и она предоставила в банк платежку с правильным наименованием банка и счетом казначейства, то все свои обязанности по уплате налога она выплатила.

Лучше всего перечислять налог или в день начисления заработной платы работникам или на следующий день. Но платить сначала НДФЛ, а потом зарплату нельзя — насчитают штрафы.

 

Если банк вернул заработную плату из-за блокировки карты или ошибки

Предположим, что банк не начислил заработную плату по вышеупомянутым причинам, а вернул деньги на счет компании.

В чем опасность?

Так как НДФЛ уже начислили, а деньги работника вернулись в предприятие, то возникает вопрос, а как соблюсти сроки и отдать работнику заработную плату?

ФНС может посчитать, что предприятие не выполнило свои обязанности в качестве налогового агента. Получается, что в момент платежа НДФЛ не был удержан. А в бюджет приходит часть оборотных средств, а не уплата налога.

Как избежать проблем?

Выясните причину, по которой банк вернул денежные средства на счет предприятия. Если это ошибка в реквизитах, то перепроверьте их и снова отправьте деньги. Второй раз налог платить не нужно. А чтобы не возникло проблем с налоговой продемонстрируйте ее работникам письмо от Министерства финансов № 03-04-06/11533 от 22 февраля 2018 года.

Если перечисление налога  происходит в один день с зарплатой, но деньги работнику приходят на следующий день, то налог уже отправлен. Отправлять его второй раз не нужно. 

И если заработная плата не вернулась на счет организации, то условно считают, что работник получил их в день подачи платежки в банк.

Если возникла ошибка из-за работника

Если работник ошибается, то у предприятия могут возникнуть штрафы или компенсации. Каким образом?

На самом деле совершить ошибку могут два сотрудника: сам работник, которому начисляют зарплату и бухгалтер, занимающийся этим вопросом.

Разберем вначале возможные ошибки работника. 

Человек вправе выбирать на какой банк организация перечисляет деньги. Но при указании реквизитов он может совершить ошибку. Бухгалтер не обязан проверять реквизиты за банком. Поэтому если деньги ушли не на нужный счет, то возьмите с работника заявление с правильными реквизитами. Идеальный вариант, взять распечатку в банке. И отправьте деньги повторно.

А, чтобы обезопасить себя, бухгалтеру нужно подготовить справку и указать в ней несколько пунктов. 

  1. Даты подачи заявлений с правильными и неправильными реквизитами.
  2. Факт, что заявление подается повторно из-за неправильных реквизитов.

Данную справку нужно заверить подписью работника. Так бухгалтер может обезопасить себя и предприятие от компенсаций и штрафов.

А если ошибка происходит по вине бухгалтера, то можно взыскать проценты с него на основании 236 статьи Трудового Кодекса РФ. В такой ситуации именно бухгалтер виновен в том, что другой сотрудник не получил оплату вовремя.

 

Сложности с зарплатным проектом

Вроде зарплатные проекты — самая удобная вещь. Компания переводит всю оплату через один банк, у бухгалтеров минимальный шанс внести неправильные реквизиты, работник получает деньги, а банк прибыль от договора.

Но и в таких случаях не все проходит гладко. Ниже обсудим, с какими просьбами работник может обращаться к бухгалтеру и что он обязан удовлетворить, а что лучше отклонить.

 

Сотрудник хочет получать зарплату в другом банке

Сотрудник в праве выбрать любой банк и может изменить карту, на которую ему начисляют деньги. Также подобная смена карты может происходить по инициативе работодателя, например, если он не продлевает контракт на зарплатные карты и находит более выгодные условия. Ну или в законодательстве произошли изменения.

Выбор банка разрешен всем, кроме сотрудников муниципальных и государственных организаций, внебюджетных фондов и учреждений. Они с 2018 года по постановлению Федерального закона № 88-ФЗ от 1 мая 2017 года могут получать оплату за работу только на карту “МИР”.

Инициатором смены банка может выступать работодатель. Но надо иметь в виду, что работник тоже вправе написать заявление о замене банка. Эту ситуацию рассмотрим подробнее.

Сотрудник имеет полное право подать заявление о зачислении его заработной платы на любую выбранную им банковскую карту. И работодатель не имеет права отказать. Даже если он в устной форме будет отказываться, но отказать в принятии заявления он не может.

Или согласно статье 5.27 КоАП предприятие ждет штраф до 50 тысяч рублей.

Представители Роструда так же подтвердили эти данные и отметили, что работодатель даже не может прописать в договоре информацию, что зарплата платиться только на карты банка, который выбирает фирма. Это незаконно. 

А чтобы получить свои деньги на нужную вам карту, то согласно 136 статье нужно подать заявление не позднее чем за 15 рабочих дней до выплат. 

А заявление можно составить опираясь на образец.

Образец 1. Пример заявления о переводе заработной платы на другую карту.

 

Сотрудник хочет получать зарплату и аванс на разные карты.

Такая ситуация — не редкость. Например, у работника ипотека в одном банке и он хочет сразу переводить часть денег на нее. А в другом банке повышенный кэшбэк на текущие расходы. В праве ли он требовать такое?

Вообще в законодательстве указан тот факт, что работник может требовать перевода заработной платы на выбранную карту. А вот о количестве карт речи не было. Но получив от работника заявление с данной просьбой отказать ему нельзя. Даже если работник будет каждый месяц приносить заявление о переводе денег на новую карту, он может это сделать. Заявление на перевод заработной платы по разным реквизитам может содержать подобные строки:

Образец 2. Фрагмент заявления на выплату зарплаты на две карты

Что нужно учесть организации?

Когда одному человеку деньги приходят по разным реквизитам, то главное не запутаться. Потому что при возникновении ошибки и недоплаты организацию ждут штрафы по статье 236 Трудового кодекса.

 

Сотрудник хочет получать заработную плату на карту и наличными

Такая потребность может возникнуть, если работник платит кредит с карты, а остальные деньги держит наличными дома. Может ли он просить с организации подобный способ выплаты?

На самом деле да. И тут тоже организация не имеет права отказать, наказать или уволить человека. При отказе согласно 5.27 статье КоАП компания получит штраф до 50 тысяч рублей. 

А что делать, если организации неудобно перечислять деньги наличкой?

Единственный способ — это устно переубедить человека. Привести аргументы в счет удобства пользования картой. Например, что работник получит деньги даже будучи в отпуске или на больничном, ему не нужно ждать выдачи средств в бухгалтерии, да и расплачиваться картой удобнее. Ее можно привязать к телефону и расплачиваться в любом месте. Но если договориться не получится, то Трудовой кодекс полностью поддерживает желание работника получать заработную плату в том виде, в каком удобно работнику.

 

Как оформить подобный комбинированный способ выдачи денег?

  1. Получить от работника письменное заявление с запросом о выплате заработной платы на карту и наличными.
  2. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
  3. Издать приказ о выплате денежных средств работнику с указанием всех реквизитов.

 

Сотрудник просит начислить зарплату на имя другого человека

Например, карту мужа заблокировали и он просит, чтобы его заработная плата пришла на реквизиты его жены. Может ли работодатель начислить деньги на имя другого человека?

Вот здесь у организации полная свобода действий. Она может пойти навстречу работнику или отказать ему. Но важно помнить один нюанс, если о переводе денег просит не сам работник, а третье лицо, то компания может получить штраф за неуплату зарплаты.

Согласно 236 статье Трудового кодекса компания будет платить проценты за просрочку заработной платы. А согласно 5.27 статье КоАП может получить штраф до 50 тысяч рублей.

Если предприятие идет навстречу работнику и перечисляет деньги на реквизиты супруги или супруга, то что нужно сделать фирме?

  • Потребовать от работника заявление о переводе денежных средств. В нем нужно указать причину перевода средств на реквизиты третьего лица и полные реквизиты его карты. Фрагмент образца смотрите ниже.

 

Образец 3. Фрагмент заявления о переводе зарплаты на карту другому лицу

  • Оформите отдельное платежное поручение при начислении заработной платы работника третьему лицу. В графе “Назначение платежа” укажите ФИО работника, чью зарплату вы переводите и основание для перевода. Ссылаться нужно на заявление работника.

Например: “Заработная плата за сентябрь 2021 года Аносова Максима Сергеевича по его заявлению от 30.08.2021 года”.

 

Сотрудник хочет получить подотчетный аванс на зарплатную карту

Допустим сотрудник едет в командировку и хочет оплачивать расходы с зарплатной карты. Можно ли ему перевести подотчетный аванс на зарплатную карту?

На самом деле это возможно. В письме от Министерства финансов № № 09-01-07/46781 от 21 июня 2017 года говорится, что на зарплатную карту сотрудника можно переводить любые подотчетные суммы.

А чтобы не отчислять в налоговую НДФЛ за подотчетные суммы, нужно в графе 24 “Назначение платежа” указать подотчетный аванс: “под отчет на оплату командировочных расходов на основание заявления работника от 10.10.2021 года и на основании приказа № 138 от 10.10.2021.

Важно! Если не указать, что перевод является подотчетной суммой, то налоговая может подумать, что перечисление является заработной платой. А значит начислит за перевод денег НДФЛ, страховые взносы, а еще пени и штрафы за неуплату налога.

 

Как избежать проблем при переводе заработной платы?

Чтобы не нарушать закон — используйте несколько правил, о которых мы говорили в данной статье.

  1. Не принуждайте сотрудника получать зарплату удобным для вас способом. Трудовой кодекс на стороне работников и они могут получать деньги на банковскую карту или наличными из кассы.
  2. Сотрудник может выбрать любой банк для перечисления заработной платы вне зависимости от того, где у предприятия зарплатный проект.
  3. Компания должна удовлетворить любое требование по форме выдаче денег: только наличными, наличными+карта, несколько карт. Но просьбу о выдаче зарплаты работника третьему лицу она по закону может отклонить.
  4. Любые изменения формата перевода средств обязательно должны сопровождаться заявлением и соответствующим приказом.
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Похожие статьи:

0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
()
x