Излишне удержанный НДФЛ, как вернуть

Бывают ситуации, когда расчет налогов произведен ошибочно. Поэтому возникает логичный вопрос: “Что делать?”.

В этой статье мы пошагово разберем что делать, если вы ошиблись с начислением НДФЛ. Бухгалтера узнают, какие документы им необходимо оформлять и как действовать после выявления ошибки. Мы разберем 2 варианта: зачет НДФЛ в счет будущих платежей и возврат денежных средств работнику. И вы поймете какой из вариантов применим в вашем случае.

Когда НДФЛ засчитывают в счет будущих платежей?

Такая ситуация возникает когда один налоговый период т.е. календарный год еще длится. В этом случае бухгалтер засчитывает переплату и в следующем месяце вычитает из НДФЛ сотрудника сумму переплат.

Как происходит зачет НДФЛ в рамках одного месяца?

Разберем ситуацию более подробно в пределах месяца. Согласно статье 216 Налогового Кодекса РФ, календарный год является налоговым периодом для учета НДФЛ. Его учитывают нарастающим итогом с начала года.

То есть при расчете за месяц учитывают сумму, которая была зачислена с января текущего года. Этот порядок расчета установлен законом.

Но ошибка может возникнуть очень легко. Допустим, у работника родился ребенок. А документы для подтверждения сотрудник предоставил бухгалтерии шестого числа, хотя необходимо было принести их до пятого числа следующего месяца. Согласно Налоговому Кодексу сумма вычета на ребенка равна 1400 рублей. Сумма НДФЛ, рассчитанного без применения налогового вычета, оказалась больше на 182 руб. (1400 руб. × 13%). 

Поэтому бухгалтер должен зачесть данный “излишек” в счет уплаты налога в следующем месяце. Однако с работника не нужно никаких заявлений или документов. О подобном перерасчете можно даже не информировать работников.

Сделаем расчет на примере.

Допустим 21 мая 2020 года у юриста Сафонова В.М. появилась дочь. Отец смог принести документы в бухгалтерию только 13 июня.

Расчеты, которые произвел бухгалтер за год отражены в таблице ниже.

Расчет налога на доход физических лиц до момента предоставления документов на детский вычет.

С января по май доход Сафонова составил 100 000 руб. По причине отсутствия документов о рождении НДФЛ была посчитана без учета вычета на ребенка. Поэтому сумма удержанного налога по факту составила 13182 руб.

После того как юрист предоставил документы и заявления бухгалтер пересчитал сумму НДФЛ и понял, что она должна составлять 12 818 за период с января по май:

(101 400 — 1400) * 13% = 13 000

То есть за май было удержано лишних 182 руб.:

13182 — 13000 = 182 руб.

По закону, если работник продолжает работать в том же месте без изменения ставки, то ничего особенного с этой переплатой делать не нужно. В июне она автоматически пересчитается и зачтется в счет уплаты НДФЛ.

В документах ее можно увидеть по дебету 68 счета, в субсчетах “Расчеты по НДФЛ”.

Как рассчитать зарплату за июнь?

Так как НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом, необходимо вычислить сумму налога за июнь. Бухгалтер делает расчет следующим образом:

• сумма дохода с января по июнь: 122 800 руб.
• сумма вычетов: 2800 руб. (1400 руб. * 2 мес.)
• сумма облагаемого дохода: 120 000 (122 800 — 2 800)
• общая сумма налога на доходы, которая подлежит удержанию: 15 600 (120 000 руб. * 13%)

Получается, что НДФЛ в июне будет равен разнице между начисленной суммой налога с января по июнь 2020 года (15 600 руб. ) и суммой налога, удержанной с января по май (13182 руб.).

Поэтому налог с зарплаты в июне будет равен 2418 руб. (15 600 -13 182).

При чем в бухгалтерском учете подобного излишка, как за предыдущий месяц уже не будет.

Если бы сотрудник подал документы вовремя, то НДФЛ с заработной платы за июнь рассчитывалась бы намного проще.

НДФЛ с января по май составило бы 13 182 ( (100 000 + 1400)* 13%)

А налог, удерживаемый за июнь составил бы 2600 (15600 — 13 000).

То есть удержание НДФЛ и лишние расчеты не понадобились бы.

Что делать, если работник сменил налоговый статус?

Рассмотрим более сложную ситуацию, если работник сменил налоговый статус.

Например, в начале 2020 года человек еще не был налоговым резидентом России. Поэтому при расчете налога на доходы бухгалтер применял ставку 30%, согласно 224 статье Налогового Кодекса РФ.

Затем статус работника изменился и он стал резидентом РФ. Поэтому теперь НДФЛ нужно считать по более низкой ставке 13%. Естественно после смены статуса образуется переплата и ее нужно засчитать в счет уплаты налога по ставке 13% до конца текущего года. 

Данное распоряжение задокументировано в письме № БС-2-11/615@ ФНС РФ от 16.09.2013 и письме № 03-04-05/41061 Министерства Финансов РФ от 03.10.2013.

То есть после смены налогового статуса НДФЛ пересчитают по ставке 13%. Если же до конца года переплата после 30% не будет полностью зачтена, то человек может получить “лишние деньги” обратно. 

Для это ему нужно обратиться в налоговую по вопросам возврата излишне удержанного НДФЛ.

Когда переплата не засчитывается?

• При переплате НДФЛ с дивидендов. 

Если компания платит дивиденды работнику и ошибается в ставке или происходит сбой в программе. И вместо ставки 9% возникает переплата в 15% по НДФЛ. Эту сумму нельзя засчитать в счет налога с зарплаты, потому что применяются разные налоговые ставки 9% и 15% и рассчитывают разные налоговые базы. Поэтому эти деньги человек может вернуть наличными.

• Если календарный год подошел к концу. 

Согласно статье 225 Налогового Кодекса РФ НДФЛ исчисляется на конец календарного года. Если возникает переплата, то перенести ее в будущий период нельзя. Потому что налоговая база нового года начинается с 1 января. Поэтому деньги возвращают работнику.

• Увольнение или уход работника с должности.

При смене работы человек перестает получать заработную плату от данного предприятия или фирмы. Поэтому зачет нельзя осуществить и лишние денежные средства можно получить на руки.

Если НДФЛ нельзя зачесть, значит он возвращается хозяину. Сделать возврат НДФЛ можно в течение 3 лет, после того, как с человека удержали излишний налог.

Заявление о возврате части налога подается в налоговую инспекцию. Подробнее эта процедура описана в 7 статье Налогового Кодекса РФ. Прошение о возврате подается в форме 3-НДФЛ и требует подкрепления справкой 2-НДФЛ. Дополнительно необходимо написать заявление о возврате налога.

Как налоговый агент может вернуть излишне удержанный НДФЛ?

Эта процедура самым подробным образом расписана в 1 пункте 231 статьи НК РФ. Здесь мы проведем краткий обзор статьи.

Во-первых, на работе бухгалтер фиксирует справкой сам факт излишнего удержания налога. Пример справки прикреплен ниже.

Во-вторых, бухгалтер сообщает работнику об образовании излишка при удержании НДФЛ. Сделать это необходимо в период до 10 дней, после обнаружения.

Бухгалтер или дописывает в бухгалтерскую справку строку про то, что он ознакомлен с фактом излишнего удержания налога, или направляет уведомление в письменном виде. Пример уведомления прикреплен ниже.

В любом из документов, которые ему придут он должен расписаться. Это значит, что он знает о сложившейся ситуации с налогом. 

Если работник больше не работает в данной фирме, то можно направить уведомление почтой. Лучше, конечно связаться с налогоплательщиком и сообщить, что к нему направили письмо.

В третьих, работник обязан написать заявление о возврате денежных средств. Только на его основании, согласно статье 231 НК РФ вам вернут излишне удержанный налог.

Лучше всего указать в заявлении все необходимые данные паспорта, ИНН и адрес регистрации. Не забудьте проверить насколько правильно указан номер счета в банке, куда вам переведут деньги. Пример такого заявления указан ниже.

Когда ждать возврат средств?

После заявления ждать придется до трех месяцев. Именно в такой срок вам вернут деньги. Если же возникнет просрочка, то за каждый день просрочки вы получите проценты. Величину процентов берут из ставки рефинансирования в Центральном Банке РФ.

А когда обращаться в налоговую компании?

После того как бухгалтер вручил заявление на возврат налога работнику ему необходимо оценить: есть ли возможность вернуть налог в трехмесячный в компанию за счет налога на доход, который платиться с доходов других работников?

Если суммы налога не хватает, чтобы вернуть ее в трехмесячный срок, то фирма может возвращаться в налоговую, чтобы оформить возврат недостающей суммы.

Сделать это нужно в срок до 10 дней с того момента, как сотрудник подал заявление о возврате.

Тогда бухгалтер пишет в налоговую заявление от имени компании. В нем он просит, чтобы ему оформили возврат излишне удержанной суммы.

В итоге бухгалтер обязан направить в налоговую следующие документы:

• заявление на возврат излишне удержанной суммы от лица компании;
• документы, которые подтвердят, что налог был удержан и перечислен в бюджетную систему.
• выписку из регистра налогового учета за требуемый период.

Чтобы избежать ненужных вопросов можно заранее приложить копию заявления от работника.

Сотрудники налоговой в свою очередь делают возврат в соответствии с 78 статьей НК РФ. До того как платеж поступил бухгалтер может погасить запрос на выплату средств за счет бюджета фирмы. Погашение не производится наличными, деньги всегда перечисляются на счет работника. 

Когда налоговый агент осуществляет возврат налога?

Если год не закончился, а трудовой договор с работником прекращен. Но в этом случае в законе прописаны 2 обязательных условия.

• если факт уплаты лишних средств был обнаружен до конца налогового периода, а работник уволен;
• процесс возврата денежных средств был запущен до конца текущего налогового периода.

Министерство Финансов в своем письме № 03-04-06/6-193 от 02.07.2012 говорит, что прекращение трудовых отношений или период возврата денежных средств не влияет на порядок применения норм из 231 статьи НК РФ.

Подробнее рассчитаем это на примере.

В ООО “СпецСтрой” оклад строителя Денисова В.С. — 20 000 руб. Он отработал с января по март и получил заработную плату 60 000 руб. за весь период. Дополнительно он получил материальную помощь в размере 2 000 руб. к 23 февраля. Также в этот период строитель подал заявление на детский вычет. Его сумма с января по март составила 4200 руб. 

30 апреля в бухгалтерии обнаружили, что по ошибке включили в расчет налога материальную помощь. По закону материальная помощь не больше 4 000 руб. не облагается налогом на доходы. Поэтому необходимо сделать возврат лишних средств.

Что сделал бухгалтер?

Во-первых, она оформила бухгалтерскую справку.

Затем руководство бухгалтерского отдела связалось с бывшим строителем и предупредило о произошедшем. Они составили, зарегистрировали и отправили Денисову письмо с уведомлением о вручении.

Строитель расписался в получении письма, вернул его второй экземпляр и прикрепил свое заявление для возврата налога.

Затем бухгалтер в бухгалтерском учете в проводке

Дебет 70 Кредит 51 перечислила излишек от удержанного налога на доход.

Дальше остатков по счету в отношении Денисова не будет.

Если возврат происходит в налоговой инспекции, то поступление денег в бюджет оформляется следующей проводкой:

Дебет 51 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДФЛ”

А излишек от удержанного налога направляется проводкой: 

Дебет 70 Кредит 51.

Если компания выплатила сотруднику дивиденды, с которых начислили ошибочный размер НДФЛ, то бухгалтер должен сделать следующее:

1. Зачесть в счет будущих платежей по налогу на доходы, удержанный из любого полученного дохода.
2. Вернуть деньги на лицевой счет работника.

Сумму по ошибке удержанную с НДФЛ с дивидендов нельзя зачесть в счет платежей по налогам на доходы с зарплаты или других доходов. Переплату налога в данном случае возвращают налогоплательщику.